Ogni azienda che manda all’estero dipendenti per lavoro dovrebbe avere una forma di assicurazione/un documento specifico che stabilisce i bisogni dell’impresa e dei lavoratori nel campo della sicurezza e che specifica le responsabilità della direzione, una preventiva valutazione dei rischi, indicazioni su specifiche materie pratiche che devono essere considerate come altre fonti di informazione, e una checklist pre-travel.

Come nel caso in cui si svolga del lavoro nel proprio Paese, anche se si va all’estero è necessario effettuare precedentemente un’adeguata e sufficiente valutazione dei rischi, una parte fondamentale del Travel Risk Management.
Dovranno essere ottenute informazioni sia da fonti accessibili al pubblico, sia da fonti specifiche all’interno dell’azienda e dei suoi partner all’estero riguardanti il ruolo proposto e la posizione del lavoratore distaccato all’estero.

Tendenzialmente gli Affari Esteri di tutti i Paesi hanno siti web con informazioni dettagliate e regolarmente aggiornate sui Paesi stranieri e sui pericoli che possono essere affrontati da coloro che vi si recano. Ma non è tutto, solitamente al loro interno contengono anche informazioni sulla legislazione locale, sugli usi ed i costumi, la cui osservanza sarà fondamentale per mantenere i viaggiatori fuori pericolo.

L’azienda può anche scegliere di avvalersi dei servizi di una società di consulenza specializzata nel Travel Risk Management, la soluzione migliore per avere informazioni aggiornate su particolari destinazioni e un alto livello di protezione da rischi e pericoli.

Le valutazioni sui rischi devono essere effettuate per ogni viaggio specifico e precisano le relative attività e l’ubicazione. Esse dovrebbero nominare la persona o le persone da cui viene effettuata la valutazione, la data e la programmazione della sua revisione, inoltre elencano rischi significativi identificati, le persone a rischio, i controlli e le procedure da utilizzare per ridurli, tutte le azioni specifiche richieste e una valutazione del rischio residuo. Inoltre, richiedono input da parte degli individui a cui è stato assegnato il compito.

Gli argomenti tipo potrebbe essere:

Il personale inviato all’estero dovrà essere adeguatamente addestrato sui requisiti di salute e sicurezza, sulla necessità di check-up sanitari e dentali pre-travel, su come comportarsi per la propria sicurezza personale (precauzioni generali per garantire la sicurezza alimentare, il consumo di acqua potabile e le attenzioni riguardanti il denaro), sui trasporti pubblici e i taxi, deve essergli fornita una guida (in alcuni Paesi può essere consigliabile utilizzare un driver cittadino della Nazione stessa), deve essere informato sul modo di vestirsi e sulla cultura del Paese.

Come nel caso in cui si svolga del lavoro nel proprio Paese, è importante che le attrezzature di lavoro fornite siano adeguate e che abbiamo avuto una corretta manutenzione.
Nel contesto transfrontaliero, devono inoltre essere garantiti una fornitura di sostituzione e dei pezzi di ricambio.

Le organizzazioni più grandi possono avere presenze permanenti all’estero in quanto si occupano, per esempio, di complessi progetti di costruzione, bisogna quindi fornire ai lavoratori un alloggio adeguato e posti di lavoro specializzati, oltre che una gestione degli impianti a lungo termine.
Ci sarà la necessità assoluta di soddisfare i requisiti imposti dalla legge locale, ma gli individui dovranno inoltre essere protetti anche in termini di salute e di sicurezza, questo anche per evitare o risolvere incidenti sul lavoro.

Il lavoro in solitaria è probabilmente una caratteristica comune degli impiegati che lavorano all’estero.
Grande attenzione dovrà essere data alla formazione degli individui interessati su rischi particolari legati al lavoro svolto da soli e alle modalità di ridurre questi rischi.
Sarà inoltre necessario garantire che il totale supporto sia per loro disponibile sia localmente, sia nel paese di origine.

Dovranno essere stabiliti dei sistemi per garantire un’informazione adeguata e tempestiva di eventuali incidenti, problemi e contrattempi, oltre al giusto supporto in seguito a rapporti ed espressioni di preoccupazione ricevute da terzi.